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¿Cómo realizo una distribución masiva de documentos?

  • Actualización

La distribución masiva de archivos adjudica automáticamente los documentos subidos al colaborador correspondiente. Para realizar una distribución masiva de documentos debes: 

1. Ir a Documentos Personales 

2. En el caso de ser necesario, crear una nueva carpeta donde deseas guardarlos archivos que cargarás a continuación, como por ejemplo Recibos de sueldo, Documentos Fiscales, Contratos, etc. Si ya existe la carpeta donde quieres subir los documentos no es necesario que crees una nueva.

3. Luego debes seleccionar la opción Distribución masiva (.zip):

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4. Y seguir los pasos detallados a continuación:

  • Desplázate entre las opciones y elige la carpeta donde quieres guardar los documentos

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  • Debe ser un archivo de extensión .zip que contenga los .pdf de usuarios.

    Los archivos .pdf deben estar sueltos en la carpeta comprimida .zip. No deben existir sub carpetas.

  • Existen dos configuraciones posibles:

    • Default: Los .pdf deben usar # como divisor y ubicar el usuario en la primera posición.
    • Configuración avanzada:
      • Selecciona el tipo de carácter que quieres usar en el nombre del archivo como divisor (# . - _ ).
      • Elige la posición en la que se ubicará el nombre del usuario con respecto al carácter divisor que elegiste anteriormente.

        Por ejemplo, si mis archivos están nombrados de la forma ReciboEnero-NombreUsuario debo seleccionar como carácter divisor - y como posición del usuario “2°”.

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  • Decide si:

    • Notificar a los usuarios: se les notificará del nuevo documento adquirido.
    • Firma: si deseas que el colaborador firme el archivo podrás visualizar uno de los .pdf que cargaste anteriormente y podrás seleccionar el área donde el usuario deba firmar.

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    • Firma en disconformidad: el colaborador podrá firmar en disconformidad con el documento.

¡Y listo! Realizaste una distribución masiva de documentos personales. Podrás ver el estado de dicha carga en la parte inferior de la pantalla.

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