El ajuste masivo de saldos permite modificar simultáneamente el saldo de varios colaboradores dentro de una política.

Puede utilizarse para:

• Cargar saldos iniciales al momento de implementar el módulo.

• Corregir diferencias.

• Agregar o descontar días de manera excepcional

A continuación veremos varios puntos importantes para realizar este proceso:

• 1. Ingresa a admin.humand.co > Vacaciones y Permisos.
  2. Busca en la pestaña de Políticas aquella sobre la que quieres modificar los saldos.
  3. Haz clic en los tres puntitos (⁝) y selecciona Ajuste masivo de saldos.
     
  4. Descarga la planilla y haz clic en Siguiente.

  Completa la planilla con los siguientes campos:

  • Usuario: es el campo “usuario” del perfil. Puede ser el correo o una identificación interna (cédula, documento, etc.).
  • Días: cantidad de días a sumar o restar.
  • Operación:
    • “Sumar” para agregar días al saldo actual.
    • “Restar” para descontar días al saldo actual.
    • “Establecer” para definir un nuevo saldo (sobrescribe el valor actual).
  • Año de acreditación (opcional): permite asociar el ajuste a un ciclo específico. Por ejemplo, si los días fueron acreditados el 10/10/2022, debes indicar 2022.

  Importante:

  • El formato del Excel debe mantenerse. No se pueden agregar columnas ni hojas nuevas.
  • Ninguna celda puede exceder los 255 caracteres.
  • El Excel puede tener hasta 10.000 filas.
  

  5. Selecciona el archivo y haz clic en Completar.

  En el historial puedes ver el estado del Ajuste masivo de saldos. Los posibles estados son: Error, En proceso, Parcial y Completo.

  Al hacer clic sobre los estados Error o Parcial, verás el detalle de los datos que impidieron que la carga se complete correctamente.

• El año de acreditación define en qué año se disponibilizan los días que estás cargando.

  Este año determina a qué ciclo quedarán asociados los días dentro del sistema y cómo impactarán en remanente, límites y expiración.

  No siempre coincide con el año calendario actual. Depende de la modalidad de acumulación configurada en la política.

  Para entender cómo se define el ciclo y la acreditación automática, consulta el artículo: ¿Cómo funciona el ciclo, la frecuencia y el momento de acumulación del saldo?

• El año a indicar depende de la modalidad de acumulación configurada en la política.

  • Los días se acreditan al comenzar el ciclo o al asignar al colaborador a la política.

    El año de acreditación debe coincidir con el año en que comenzó ese ciclo.

    Ejemplo:

    Ciclo del 1° de octubre de 2024 al 30 de septiembre de 2025. El año de acreditación es 2024.

  • En esta modalidad, los días se acreditan al finalizar el ciclo. Es decir, se disponibilizan en la fecha de cierre del ciclo.

    El año de acreditación que debes indicar es el año en el que los días se disponibilizan.

    Ejemplo 1:

    Ciclo del 1° de octubre de 2024 al 30 de septiembre de 2025.
    Los días se acreditan al finalizar el ciclo. El año de acreditación es 2025.

    Ejemplo 2:

    Ciclo del 15 de julio de 2023 al 14 de julio de 2024.
    El año de acreditación es 2024.

  • Los días se acreditan mes a mes dentro del ciclo.

    El año de acreditación debe coincidir con el año del ciclo en el que se generan esos días.

    Ejemplo:

    Ciclo enero–diciembre 2024. El año de acreditación es 2024.

Recomendación antes de confirmar el ajuste

• Verificar el ciclo configurado en la política.

• Confirmar que el año de acreditación coincida con el período real al que pertenecen los días.

• Descargar el reporte de saldos para validar el impacto del ajuste.