Para configurar una política de Vacaciones y Permisos es necesario definir una serie de parámetros que determinarán cómo se calcula el saldo, cómo pueden solicitarlo los colaboradores y cómo se gestionan las aprobaciones.

Para crear una política debes:

1️⃣ Ingresa a admin.humand.co y accede al módulo de Vacaciones y Permisos.

2️⃣ Accede a la pestaña de Políticas y haz clic en "+ Nueva Política"

Al realizar las configuraciones te encontrarás con las siguientes secciones:

• En esta sección se configuran los datos generales de la política.
  • Tipo de política: Debes seleccionar un tipo previamente creado (Vacaciones, Días por enfermedad, Días de estudio, etc.).
    Una vez creada la política no puedes editar a qué tipo de política está relacionada.
  • Nombre de la política: Es un nombre interno, no visible para los colaboradores. Ejemplo: “Vacaciones Argentina”, “Vacaciones Supervisores”.
  • Descripción: Puedes agregar información aclaratoria sobre la política o normativa aplicable.

• Aquí se define cómo se otorgan los días y cómo se administran.

  Derecho a prestación

  Permite elegir el tipo de prestación:

  • Prestación anual básica: Se otorga una cantidad fija de días por período.
  • Ilimitada: No existe un tope definido de días (usualmente utilizada para licencias como enfermedad). Cuando la política es ilimitada, puedes configurar si al descontar una solicitud se contabilizan únicamente días laborales en lugar de días calendario.

  Ciclo de acumulación

  Define el período sobre el cual se calcula el saldo del colaborador e incluye:

  • Período de actividad: El rango de fechas que compone el ciclo (por ejemplo, octubre–septiembre o enero–diciembre).
  • Frecuencia de acumulación: Puede ser anual o mensual.

  Para entender en detalle cómo funcionan el ciclo, la frecuencia y el momento de acumulación, consulta este artículo:
  👉 ¿Cómo funciona el ciclo, la frecuencia y el momento de acumulación del saldo? 

  Momento de acumulación

  Aplica únicamente cuando la frecuencia es anual y define si los días se acreditan al inicio o al final del ciclo.

  Si deseas profundizar en cómo impacta esta configuración en los saldos, revisa:
  👉 ¿Cuándo se acreditan los días en una política?

  Prorrateo

  Permite definir si los días se descuentan como:

  • Días calendario
  • Días hábiles

  Más información aquí:
  👉 ¿Cómo se calcula el prorrateo y qué diferencia hay entre días calendario y días hábiles?

  Límites de saldo

  En esta sección se configuran:

  • Remanente
  • Expiración del remanente
  • Saldo máximo al final del ciclo
  • Saldo mínimo al inicio del ciclo
  • Alertas de vencimiento de saldo

  Para comprender cada concepto en detalle, consulta:
  👉 ¿Qué significan remanente, expiración y límites de saldo en una política?

  Aumento de prestación

  Permite configurar días adicionales según antigüedad u otras condiciones definidas por la organización.

  Saldo en la contratación

  Permite definir qué saldo reciben los colaboradores que se incorporan durante el ciclo activo:

  • Saldo inicial completo: El colaborador recibe el saldo completo del ciclo al momento de ingresar, sin importar la fecha de contratación.
  • Proporcional a los días disponibles: El colaborador recibe un saldo proporcional a los días que restan del ciclo desde su fecha de contratación. Útil para que los nuevos ingresos solo reciban los días que pueden efectivamente tomar.

• Aquí se definen las condiciones bajo las cuales los colaboradores pueden realizar solicitudes.

  • Anticipación mínima
  • Permitir o no solicitudes retroactivas
  • Período mínimo y máximo de solicitud
  • Permitir medio día
  • Adjuntar archivo
  • Ajustes especiales (orden entre políticas o superposición)

  Para más información:
  👉 ¿Qué reglas puedo configurar al momento de solicitar Vacaciones y Permisos?

• Define quiénes deberán aprobar las solicitudes asociadas a esta política.

  Puedes utilizar:

  • Flujo de aprobación general
  • Flujo personalizado

  Más información en:
  👉 ¿Cómo asigno aprobadores de Vacaciones y permisos?

3️⃣ Guarda las configuraciones de la política. 

4️⃣ Asigna a los colaboradores a la política que les corresponda.

• Una vez configurada la política, es necesario asignarla a los colaboradores correspondientes.
  • Para más información consulta el artículo: ¿Cómo realizo la asignación de los usuarios correspondientes a cada política?

• Antes de activar una política, te recomendamos revisar las siguientes configuraciones generales para asegurar un funcionamiento correcto del módulo:

  • Verificar el ciclo y el momento de acumulación: Antes de publicar la política, confirma que el período de actividad, la frecuencia y el momento de acumulación estén configurados correctamente, ya que impactan directamente en los saldos de los colaboradores.
  • Configurar días festivos: Verifica que los días festivos estén cargados correctamente en la sección Regiones y Sedes y asegúrate de asignar a cada colaborador a la región correspondiente. Esto es clave para que el sistema descuente correctamente los días hábiles al momento de realizar una solicitud.
  • Configurar los días laborales: Desde la pestaña "Horario laboral", verifica que estén correctamente definidos los días laborales de cada colaborador. Esta configuración impacta directamente en el cálculo y descuento de días al realizar una solicitud.
  • Fecha de contratación de cada colaborador establecida para que se computen los días por antigüedad que correspondan.
  • Configurar correctamente la estructura de aprobaciones: Asegúrate de que los colaboradores tengan definidos sus jefes directos, jefes de segundo nivel y/o aprobadores designados, según el flujo configurado. Una estructura incompleta puede impedir que las solicitudes avancen correctamente.
  • Revisar los saldos iniciales en caso de migración: Si estás implementando el módulo por primera vez o migrando desde otro sistema, asegúrate de cargar o ajustar correctamente los saldos iniciales de los colaboradores.
  • Validar configuraciones específicas por país: Si la política responde a una normativa local, revisa los artículos con configuraciones recomendadas por país antes de activarla.

  Estas configuraciones complementan la política y garantizan una gestión correcta de Vacaciones y Permisos en la organización.

• Puedes configurar alertas automáticas para que los colaboradores reciban una notificación cuando su saldo esté próximo a vencer.

  Esto es especialmente útil para políticas que tienen fecha de expiración de remanente, permitiendo que los colaboradores tomen acción antes de perder días acumulados.

  Para activarlo, dentro de la configuración de la política busca la sección de Alertas y define:

  • Con cuántos días de anticipación se debe enviar la notificación antes del vencimiento.
  • Canal de notificación: push, email o ambos.
  

  Configurar alertas reduce la pérdida de días no utilizados y mejora la experiencia del colaborador al darle visibilidad sobre su saldo a tiempo.