Con la acción Solicitar documentos de Onboarding le pides al nuevo colaborador que suba la documentación de su ingreso, como su documento de identidad o su certificado de estudios. Puedes indicar qué documentos son obligatorios y cuáles opcionales, y pedir que otra persona apruebe los archivos antes de que la tarea se dé por terminada. Los archivos se guardan en la carpeta de Documentos personales que elijas.

• La acción se agrega dentro de un paso del proceso:

  1. Ingresa a admin.humand.co y ve a Onboarding.
  2. Crea un proceso nuevo o edita uno existente y avanza hasta la etapa Contenido.
  3. Dentro del paso que corresponda, haz clic en Nueva acción y selecciona Solicitar documentos.
  

  Para armar el proceso desde cero, consulta ¿Cómo creo un nuevo proceso de onboarding?

• Completa la información que verá el colaborador:

  Campo	Descripción
  Imagen de portada	Opcional. Agrega una imagen en el encabezado de la tarea.
  Emoji y Nombre de la tarea	El título con el que el colaborador ve la tarea.
  Responsable	Quién debe subir los documentos: Colaborador, Jefe directo o Compañero.
  Descripción	Indicaciones para completar la tarea. Es obligatoria.

  

• En el bloque de documentos defines dónde se guardan y qué debe subir el colaborador:

  1. En Carpeta destino de los archivos a subir, elige la carpeta de Documentos personales donde se guardarán los archivos. También puedes crear una carpeta nueva desde la lista.
  2. En Nombre del documento 1, escribe el nombre del documento que solicitas (por ejemplo, Documento de identidad).
  3. Haz clic en Agregar documento para pedir otros documentos en la misma tarea.
  4. Activa Es opcional en los documentos que el colaborador puede dejar sin subir.
  

  Cómo funcionan los documentos opcionales y obligatorios:

  • El colaborador ve los documentos opcionales con la indicación (opcional) junto al nombre y puede enviar la tarea sin subirlos.
  • Los documentos obligatorios deben estar cargados para poder enviar la tarea.
  • Para cada documento, el colaborador puede subir más de un archivo, por ejemplo el frente y el dorso de su documento de identidad. Se aceptan archivos PDF, PNG o JPG.

• Si necesitas que alguien revise los archivos antes de dar por terminada la tarea, activa Solicitar aprobación de documentos y elige al Aprobador:

  Aprobador	Quién revisa
  Jefe directo	El jefe directo del colaborador que sube los documentos.
  Compañero	La persona asignada como compañero del colaborador en su perfil.
  Colaborador específico	Una persona puntual que eliges en el campo Colaborador específico, por ejemplo alguien del equipo de Recursos Humanos.

  

  Cuando el colaborador envía la documentación, la tarea queda con el estado En revisión hasta que el aprobador revise los archivos. Si el aprobador pide correcciones, el colaborador puede volver a subir los archivos que correspondan.

• Configura, si lo necesitas, el Vencimiento de la tarea, los Recordatorios de la tarea y si la acción Depende de otra acción. Luego:

  1. Haz clic en Vista previa para ver la tarea como la verá el colaborador. Puedes alternar entre Vista previa Mobile y Vista previa Desktop.
  2. Haz clic en Guardar.
  

  Si editas la acción en un proceso activo, los cambios solo afectan a los colaboradores asignados que todavía no iniciaron el proceso y a los que asignes a partir de ese momento.

Con documentos opcionales y aprobación de archivos, el colaborador sabe exactamente qué tiene que entregar y tu equipo recibe la documentación revisada en la carpeta correcta de Documentos personales. Para ver cómo completa la tarea el colaborador, consulta ¿Cómo completo las tareas de mi proceso de Onboarding?