La acción Formulario PDF en Onboarding permite al administrador crear tareas donde el colaborador completa y/o firma un documento PDF, cuyos resultados se guardan automáticamente en sus documentos personales.
En el wizard de creación de Onboarding, al agregar una nueva acción dentro de un paso, selecciona el tipo Formulario PDF. Se abrirá un panel de configuración con los siguientes campos:
Campo Descripción Título Nombre del formulario (con emoji opcional). Responsable de completarlo Quién debe llenar el formulario. Por defecto: Colaborador. Descripción Texto explicativo para el colaborador sobre qué debe completar. Archivo PDF Documento base a completar. Tamaño máximo: 100 MB. Carpeta destino Carpeta de documentos personales donde se guardará el PDF completado. También puedes activar opciones adicionales: adjuntar archivos, establecer vencimiento y configurar recordatorios.
Después de cargar el PDF, haz clic en Editar formulario PDF para abrir el editor. El editor tiene tres áreas:
• Barra lateral izquierda: tipos de campos disponibles para arrastrar al documento — Texto, Número, Fecha, Casilla de selección, Botón de opción, Desplegable, Firma y Autorrelleno.
• Área central: el visor del PDF donde colocas los campos arrastrándolos a la posición deseada.
• Barra lateral derecha: miniaturas de las páginas del PDF y contador de campos colocados.
Cuando termines de colocar los campos, haz clic en Guardar PDF.
El campo Autorrelleno se completa automáticamente con datos del perfil del colaborador (nombre, fecha de ingreso, etc.), sin que este tenga que escribirlos.
El colaborador ve la tarea de Formulario PDF en su lista de Onboarding. Al abrirla:
- Visualiza el documento PDF con los campos definidos por el administrador.
- Completa los campos editables (texto, números, fechas, selecciones).
- Firma donde sea requerido.
- Al finalizar, el PDF completado se guarda automáticamente en su carpeta de documentos personales.
Los campos marcados como obligatorios deben completarse antes de poder enviar el formulario.
Usar formularios PDF en el proceso de Onboarding digitaliza la firma de documentos, reduce el trabajo manual y asegura que la documentación quede guardada de forma ordenada desde el primer día del colaborador.