As tarefas de acompanhamento dentro de um Workflow permitem dividir a gestão de um pedido em atividades específicas, atribuídas a diferentes agentes.
À medida que cada tarefa é gerida, o pedido avança dentro do fluxo configurado.

• Para criar uma tarefa de acompanhamento dentro de um Workflow:

  1. Aceder ao módulo Portal de Serviços a partir do Painel de Administrador.
  2. Ir a Fluxos de trabalho.
  3. Criar um novo fluxo de trabalho ou editar um já existente.
  4. Dentro do Workflow Builder, adicionar um novo componente e selecionar Nova tarefa.

     

  Ao criar a tarefa, abre-se um painel lateral com os seguintes campos de configuração:

  Campo	Descrição
  Nome	Identificador da tarefa dentro do fluxo.
  Descrição	Instruções para que o agente saiba o que deve fazer.
  Agente responsável	Utilizador encarregado de executar a tarefa. Deve ser sempre atribuído um agente.
  Tarefa bloqueadora	Define se o fluxo deve parar até que a tarefa seja concluída ou se pode continuar a ser executado em paralelo.

  Importante:

  • Se a tarefa for bloqueadora, o fluxo não avança até que o agente a conclua ou a cancele.
  • Se a tarefa não for bloqueadora, o fluxo continua enquanto a tarefa é gerida em paralelo.

• Quando o fluxo chega a uma tarefa de acompanhamento, o sistema realiza automaticamente as seguintes ações:

  1. Cria uma nova tarefa associada ao pedido.
  2. Atribui a tarefa ao agente configurado.
  3. Define o estado inicial da tarefa como Atribuída.

  A partir desse momento, o agente responsável pode geri-la a partir do seu painel até a concluir.

• Os agentes gerem as suas tarefas a partir do Painel de agentes, na secção Tarefas do menu lateral.

  

  Vista principal

  • Tabela com todas as tarefas pendentes.

  Detalhe da tarefa

  • Ao clicar numa tarefa, abre-se um painel lateral.
  • A partir daí, o agente pode alterar o estado da tarefa.
  • Também pode aceder ao pedido associado para rever o contexto ou interagir com o requerente.

  No detalhe do pedido o agente pode ver:

  • Descrição do serviço.
  • Informação do pedido.
  • Formulário original enviado pelo requerente.
  • Wall de comentários.

  Além disso, o detalhe do pedido inclui:

  • Secção de tarefas: lista de tarefas do fluxo com o seu estado, agente responsável e data de criação.
  • Secção de aprovações: estado das aprovações, responsáveis e condições.
  • Secção de atividades: histórico completo do pedido.

• As tarefas podem estar em cinco estados:

  • Atribuída: a tarefa foi criada e atribuída ao agente, mas ainda não foi iniciada.
  • Em curso: o agente começou a trabalhar na tarefa.
  • Em espera: o agente necessita de informação adicional para continuar.
  • Concluída: o agente terminou a tarefa.
  • Cancelada: o agente cancelou a tarefa (por exemplo, se o pedido foi cancelado ou a tarefa já não é necessária).

Esta funcionalidade facilita a distribuição do trabalho, a coordenação entre equipas e garante que cada passo do processo seja concluído de forma organizada.