Ao aprovar um pedido de licença ou férias, o Humand pode gerar automaticamente um comprovativo em PDF com os dados do colaborador e do pedido. Configura o conteúdo e o design do comprovativo em cada tipo de política, e o documento fica disponível em Documentos Pessoais do colaborador, com a opção de exigir assinatura.

• Acede à configuração do tipo de política (por exemplo, Férias ou Licença por doença) e procura a secção de comprovativo. Ao ativá-la, abre-se um assistente de 3 passos para configurar o documento.

  Para poderes ativar o envio do comprovativo para Documentos Pessoais, a miniapp de Documentos Pessoais deve estar ativa e tens de ter acesso a ela no teu perfil.

  

• Define o conteúdo textual do comprovativo:

  • Nome interno (obrigatório): é usado para criar o nome do ficheiro PDF: {nome do comprovativo} - {tipo de política} - {ID do pedido}.pdf.
  • Título (opcional).
  • Subtítulo (opcional).
  • Descrição (opcional, permite quebras de linha).

  O subtítulo e a descrição permitem variáveis dinâmicas que são preenchidas automaticamente com os dados de cada pedido:

  Variável	O que insere
  Nome	Nome do colaborador
  Apelido	Apelido do colaborador
  Número	Número de colaborador
  Cargo	Cargo do colaborador
  Departamento	Departamento do colaborador
  Tipo de licença	Nome do tipo de política
  Data de início	Primeira data do pedido
  Data de fim	Última data do pedido
  Dias pedidos	Número de dias
  Data de aprovação	Data em que foi aprovado
  Campo Colômbia	Campo adicional específico para a Colômbia

  Vais ver uma pré-visualização em tempo real do comprovativo enquanto preenches os campos.

  

• Configura o aspeto e o destino do documento:

  • Logótipo: usa o logótipo da comunidade (por defeito), carrega um diferente, ou deixa o comprovativo sem logótipo.
  • Alinhamento do conteúdo: esquerda, centro (por defeito) ou direita.
  • Enviar para Documentos Pessoais: ativa esta opção para que o comprovativo seja guardado automaticamente na pasta que escolheres. A pasta onde os comprovativos são guardados não pode ser eliminada.
  • Requer assinatura do colaborador: esta opção só aparece se ativares o envio para Documentos Pessoais. Se ativares, o documento é gerado em estado pendente de assinatura.

  Este passo também mostra uma pré-visualização em tempo real.

  
• Vais ver uma pré-visualização alargada do comprovativo com dados de exemplo. Confirma a configuração com o botão Guardar comprovativo.

• Quando é aprovado um pedido de um tipo de política com o comprovativo ativado, o Humand gera o PDF automaticamente e associa-o a esse pedido. A partir do pedido podes descarregá-lo diretamente. Se o envio para Documentos Pessoais estiver ativo, também aparece na pasta correspondente do colaborador.

  Um comprovativo já gerado não é alterado se modificares o template mais tarde. Cada documento reflete a configuração em vigor no momento em que foi gerado.

• Se ativaste "Requer assinatura", o documento é gerado em estado pendente e o colaborador pode assiná-lo em Documentos Pessoais. Se o colaborador assinar indicando que não está de acordo, isso não afeta o estado do pedido.

  A partir do pedido de Férias e Permissões não há redireção direta para Documentos Pessoais nem aviso de que o comprovativo está pendente de assinatura. O colaborador deve aceder a Documentos Pessoais para o assinar.

• Tem em conta como o sistema reage a alterações no pedido original:
  • Cancelamento: Se um pedido com comprovativo associado for cancelado, o documento é eliminado. Ao cancelar, o Humand mostra um aviso a indicar que o comprovativo será eliminado.
  • Edição de datas: Se alterares as datas de um pedido que já tem comprovativo gerado, o documento é novamente gerado com as datas atualizadas. Se exigia assinatura, o colaborador terá de o assinar novamente.

Se o módulo de Documentos Pessoais não estiver ativo, ou não tiveres acesso a ele no teu perfil, não poderás ativar o envio do comprovativo para Documentos Pessoais ao configurar o tipo de política.