A ação Formulário PDF no Onboarding permite ao administrador criar tarefas onde o colaborador preenche e/ou assina um documento PDF, cujos resultados são guardados automaticamente nos seus documentos pessoais.

• No assistente de criação de Onboarding, ao adicionar uma nova ação dentro de um passo, seleciona o tipo Formulário PDF. Será aberto um painel de configuração com os seguintes campos:

  Campo	Descrição
  Título	Nome do formulário (com emoji opcional).
  Responsável por preencher	Quem deve preencher o formulário. Por defeito: Colaborador.
  Descrição	Texto explicativo para o colaborador sobre o que deve preencher.
  Ficheiro PDF	Documento base a preencher. Tamanho máximo: 100 MB.
  Pasta de destino	Pasta de documentos pessoais onde será guardado o PDF preenchido.

  Podes também ativar opções adicionais: anexar ficheiros, definir validade e configurar lembretes.

  

• Depois de carregares o PDF, clica em Editar formulário PDF para abrir o editor. O editor tem três áreas:

  • Barra lateral esquerda: tipos de campos disponíveis para arrastar para o documento — Texto, Número, Data, Caixa de seleção, Botão de opção, Lista suspensa, Assinatura e Preenchimento automático.

  • Área central: o visualizador do PDF onde colocas os campos, arrastando-os para a posição desejada.

  • Barra lateral direita: miniaturas das páginas do PDF e contador de campos colocados.

  Quando terminares de colocar os campos, clica em Guardar PDF.

  

  O campo Preenchimento automático é preenchido automaticamente com dados do perfil do colaborador (nome, data de entrada, etc.), sem que este tenha de os escrever.

• O colaborador vê a tarefa de Formulário PDF na sua lista de Onboarding. Ao abri-la:

  1. Visualiza o documento PDF com os campos definidos pelo administrador.
  2. Preenche os campos editáveis (texto, números, datas, seleções).
  3. Assina onde for necessário.
  4. No final, o PDF preenchido é guardado automaticamente na sua pasta de documentos pessoais.

  Os campos marcados como obrigatórios têm de ser preenchidos antes de enviar o formulário.

Usar formulários PDF no processo de Onboarding digitaliza a assinatura de documentos, reduz o trabalho manual e garante que a documentação fica organizada desde o primeiro dia do colaborador.