Esta función habilita a líderes y administradores a decidir sobre las horas extra que cargan sus colaboradores, desde un solo lugar. El equipo puede revisar cada solicitud con contexto completo (horarios, marcajes, tipo de horas) y aprobar o rechazar con trazabilidad.

Te explicamos cómo configurarlo y cómo se comportan los tiempos y cálculos del sistema:

• El flujo se configura dentro de cada política de marcaje, por categoría de hora:

  Importante: Para poder activar la funcionalidad de aprobación de horas extra, es necesario tener las horas categorizadas configuradas previamente.
  Si aún no lo has hecho, te recomendamos leer nuestro artículo: ¿Cómo configurar la categorización de horas?

  Luego, para activar la funcionalidad debes:

  1. Ir a Control de asistencia y luego a Políticas de marcaje.
  2. Ingresar a la política correspondiente.
  3. En la sección de horas categorizadas, activar "Requiere aprobación" en la categoría deseada.

  

  La activación no aplica retroactivamente: las horas ya registradas antes de encender la funcionalidad no generan solicitudes. Solo se crean solicitudes para horas generadas a partir de ese momento.

• Solo los usuarios con rol líder/jefe directo o administrador en Control de asistencia tienen acceso a la pestaña de Aprobaciones.

  Cada aprobador ve únicamente las solicitudes de los colaboradores a su cargo, no puede ver ni gestionar las de otros equipos.

• El aprobador ve un listado con las solicitudes pendientes de sus colaboradores: quién solicitó, qué tipo de horas, el día y la cantidad. Puede filtrar la vista por periodo, tipo de hora, área o departamento.

  Al abrir una solicitud, accede al detalle con todo el contexto: horario laboral, marcajes y, en casos de fuera de ubicación, la ubicación exacta y nota del colaborador. Con esa información, el aprobador puede:

  • Aprobar la solicitud.
  • Rechazar y dejar un motivo u observación (opcional, pero muy recomendado para darle claridad al colaborador).
  • Editar una decisión ya tomada desde el historial, por si se cometió un error o cambió el criterio. Toda decisión queda registrada en el sistema (quién la tomó, cuándo y qué se resolvió).

• Cada solicitud pasará por uno de los siguientes estados:

  • Pendiente: La solicitud fue generada y está esperando una decisión.
  • Aprobado: El aprobador aceptó las horas.
  • Rechazado: El aprobador rechazó las horas (con motivo opcional).
  • Cancelado por modificación: La solicitud quedó sin efecto porque la información que la originó fue modificada posteriormente. Por ejemplo, si se corrige un marcaje original, el sistema cancela automáticamente la solicitud anterior y genera una nueva si todavía corresponde contabilizar esas horas extra.

• Las solicitudes no se generan de forma instantánea. Luego de un cambio (modificación de marcajes, turnos o categoría de hora), pueden pasar hasta 5 minutos para que el sistema detecte el cambio y genere o actualice la solicitud correspondiente.

  Adicionalmente, como respaldo, a las 8am del día siguiente se procesan todas las solicitudes pendientes del día anterior que no hayan sido generadas aún.

• El sistema recalcula o preserva los datos según el estado del flujo de aprobación al momento de cada cambio:

  • Quitar a un usuario de una categoría o Desactivar "Requiere aprobación": Mantiene las solicitudes generadas, no crea nuevas.
  • Modificar las reglas de la categoría: Mantiene las solicitudes existentes, las nuevas usan la regla actualizada.
  • Eliminar una categoría: Aprobados/rechazados se mantienen, las pendientes se cancelan.

De esta manera, se asegura que cada hora computada esté debidamente justificada, manteniendo un historial transparente, organizado y con total trazabilidad sobre quién aprobó o rechazó cada solicitud.